Anatomia unui proiect

Orice proiect pleacă de la una sau mai multe probleme. Teoria de specialitate ne informează că o problemă poate fi definită ca o situaţie sau un ansamblu de situaţii percepute ca fiind negative, care afectează un grup de oameni la un moment dat. Orice proiect ar trebui să reflecte nevoile grupurilor ţintă cărora li se adresează şi să fie în concordanţă cu acestea. Nimic nu pare a fi mai simplu decât enunţarea problemei, însă mai trebuie precizat că problema trebuie să fie specifică, adică să se adreseze cu claritate unui anumit domeniu în care este implicat grupul ţintă. Căci toată filosofia proiectului este aceea de a îmbunătăţi situaţia dintr-o zonă concretă (a repara/construi un drum comunal dintre două sate, a reabilita un centru de bătrâni, o şcoală sau a instrui cincizeci de şomeri). Vagul nu-şi are locul aici.

Specific, Măsurabil, Abordabil, Realist şi Încadrat în Timp

Pentru a fundamenta problema, toate datele referitoare la existenţa problemei ar trebui strânse înainte de a începe redactarea proiectului. Scopul proiectului este acela de a răspunde direct la problema identificată, arătând că o situaţie negativă se poate transforma într-una pozitivă ca urmare a derulării proiectului propus.

Pentru a dovedi că un proiect este concret, trebuie avut în vedere constituirea acestuia, răspunzând la o schemă simpatic prescurtată SMART. Uşor de reţinut, căci SMART reprezintă iniţialele unor cuvinte englezeşti traduse / calchiate rapid în limba română a mai multor noţiuni esenţiale în buna scriere a unui proiect: Specific, Măsurabil, Abordabil, Realist şi Încadrat în Timp (de la cuvântul englez Time). Un proiect are un obiectiv general şi mai multe obiective mai mici, punctuale, denumite obiective specifice. Schema logică SMART se îndeplineşte prin diverse activităţi, mijloace de a atinge un obiectiv, mici paşi făcuţi pentru realizarea obiectivelor specifice. Activităţile sunt importante, căci ele trebuie să justifice cheltuielile bugetare pe care fiecare proiect le are. Banii europeni şi cofinanţarea naţională, banii exteriori beneficiarului sunt prevăzuţi în acest buget. Activităţile sunt planificate într-un anumit interval temporal care trebuie respectat. Planificarea, un concept care încă ne sună comunist (ştim foarte bine puterea fantastică a comunismului de a perverti orice concept şi orice formă de organizare umană), presupune enunţarea activităţilor, descrierea lor în secvenţe, estimarea resurselor necesare, responsabilităţi şi eşalonarea în timp.

Principiul vital al rambursării

Activităţile costă, de aceea ele au o evaluare financiară în buget. În cazul neplăcut în care se uită a se stabili valoarea financiară a unei activităţi şi nu este prinsă în buget, aceasta îl poate costa serios pe cel care derulează proiectul, căci probabil va trebui să desfăşoare acea activitate, dar pe banii lui, şi nu ai UE.

Toate proiectele au două tipuri de activităţi: cele care caracterizează esenţa proiectului, dar şi activităţi specifice managementului de proiect, cum ar fi promovarea, organizarea echipei de proiect, achiziţiile publice, auditul, raportarea şi monitorizarea. Un principiu vital, pe care toţi cei care ar dori să depună un proiect trebuie să-l cunoască încă de la începutul construcţiei, este cel al rambursării. După semnarea contractului, beneficiarul va cheltui din banii săi pentru a demara proiectul şi a realiza câteva dintre activităţile de la începutul proiectului, urmând ca ulterior să întocmească un dosar de rambursare, în care să ataşeze toate documentele care dovedesc plăţile efectuate. Pe baza acestui dosar, după o anumită perioadă (care nu este deloc mică, mergând de la două la trei luni! şi care poate deregla serios derularea unui proiect, căci beneficiarul trebuie să asigure acest flux financiar), se primesc banii pe care îi datorează autoritatea de management în conformitate cu procentul stabilit (50-60-85%). După şase luni de la semnarea contractului, este obligatoriu ca beneficiarul să facă o cerere de rambursare, altfel contractul poate fi reziliat, căci autoritatea de management consideră că proiectul trenează. Dacă în şase luni nu ai făcut nimic, puţine şanse să mai faci ceva după!

Este recomandabil ca beneficiarul să aleagă un partener, doi, trei, în funcţie de natura proiectului (nici prea mulţi, căci apare riscul încurcăturilor de tot felul). Partenerii se aleg în ideea de a se completa cu beneficiarul, şi nu de a complica derularea unui proiect, eventual prin dublarea de atribuţii şi competenţe. Mulţi solicitanţi aleg stabilirea unor parteneriate mai mult de formă, pentru că existenţa acestora este încurajată de Uniunea Europeană prin acordarea unor puncte în plus în momentul evaluării proiectului. Preferabil ar fi ca cel care scrie şi doreşte să implementeze un proiect să acorde puţină atenţie şi cunoaşterii evaluatorului şi a ceea ce va determina aprobarea proiectului sau respingerea lui. Evaluarea se face, de obicei, în funcţie de programele operaţionale, de cel puţin doi evaluatori independenţi, care vor judeca cererea de finanţare după anumite criterii transparente şi după un punctaj care este anexat în ghidul solicitantului. Din păcate, de prea puţine ori doritorul de bani europeni consultă cu atenţie, măcar după completarea proiectului, cerinţele evaluării. Care ar fi criteriile de selecţie? În primul rând, relevanţa. Proiectul trebuie să contribuie la realizarea obiectivelor politicilor şi strategiilor europene, naţionale şi la soluţionarea nevoilor grupurilor ţintă, aducând valoare adăugată (condiţia esenţială, căci UE nu finanţează proiectele care băltesc în inerţie şi al căror principal scop este acela de a mulge banii comunitari pentru diverse şuşanele, comisioane). În al doilea rând, contează metodologia proiectului, adică felul cum este structurat, dacă este coerent, dacă are o structură logică etc. În al treilea rând, se priveşte proiectul din perspectiva sustenabilităţii lui, adică a felului cum poate fi continuat după ce finanţarea Uniunii Europene se sfârşeşte (într-un an sau doi). Departe de noi gândul că am epuizat în câteva paragrafe o literatură de specialitate de sute de pagini, însă credem că prezentarea acestor rudimente informaţionale despre ideea de proiect nu poate decât să-l ajute pe cel care îşi doreşte să obţină această formă de finanţare aflată la mare modă. //

Contextul general al ideii de proiect

Nu trece zi fără să fim bombardaţi de informaţii referitoare la situaţia proiectelor europene, de cele mai multe ori informaţiile fiind prăpăstioase.

Concluzia este clară: nu merităm banii care ni se dau de la Uniune, atât timp cât nu reuşim să-i cheltuim, ca şi cum procesul ar fi la fel de simplu precum a-ţi face cumpărăturile la chioşcul din spatele blocului: ai banii Uniunii în buzunar, te uiţi în vitrină, îţi place un drum sau o şcoală, ceri vânzătorului, întinzi banii şi iei produsul acasă. În acest punct al discursului, mass-media şchioapătă, căci nu pun accentul pe modalităţile de cheltuire a banului comunitar, care nu sunt în niciun caz asemănătoare cu cele ale bugetului statului. De ce? Pentru că este vorba de un proces mult mai complicat şi imposibil de rezumat în treizeci de secunde sau 3.000 de caractere. Se pare că însuşi Guvernul Boc nu a înţeles prea bine importanţa existenţei unor specialişti adevăraţi în domeniu, de vreme ce, prin diminuarea drepturilor salariale ale celor care au o mare experienţă şi lucrează în autorităţile de management ale programelor operaţionale prin care se derulează celebrele Fonduri Structurale, i-a determinat să plece către alte orizonturi mai bănoase (firmele de consultanţă, de exemplu). Aceasta este de altfel una dintre cauzele întârzierii analizării şi, în final, a respingerii sau aprobării proiectelor, care se face întotdeauna prin semnarea unui contract. Una dintre caracteristicile esenţiale ale unui proiect este aceea că se poate vorbi despre el ca fiind operaţional, în viaţă, doar după ce cele două părţi, solicitantul, cel care l-a întocmit şi care doreşte să facă ceva, şi Autoritatea de Management (cea care dă) au semnat un contract în care ambele părţi au obligaţii şi drepturi.

Lecţii importante s-ar putea învăţa din o mai bună aprofundare şi difuzare a greşelilor comise de solicitanţi până în acest moment, tocmai în ideea de a evita comiterea lor. Foarte multe proiecte au fost descalificate din start, cel puţin în cadrul Programului de Dezvoltare a Resurselor Umane, pentru că solicitanţii şi-au dezvăluit identitatea. Alte greşeli de evitat ar fi: importanţa scăzută acordată sustenabilităţii, activităţi neeligibile (care nu pot fi finanţate prin Fondurile Structurale), dificultăţi în a identifica grupurile ţintă etc. Din această perspectivă, care ar fi caracteristicile unui proiect de succes? Proiectul ar trebui să fie logic şi clar argumentat, să fie încadrat foarte bine în programele operaţionale, să aducă valoare adăugată, să fie sustenabil, să aibă o planificare riguroasă, un buget clar şi bine detaliat, persoane cu experienţă în derularea proiectului. Aparent destul de simplu, în realitate destul de complicat, pentru că un alt principu care guvernează banul comunitar (spre deosebire de cel guvernamental) este cel al responsabilităţii.

Nu ar trebui să fim îngrijoraţi că nu vom cheltui întreaga sumă pe care Uniunea Europeană ne-a alocat-o estimativ. Nici ţările care au aderat în Uniune în anul 2004 nu au atras dintr-o dată toate sumele. Şi decât să cheltuieşti aiurea şi apoi să dai banii înapoi Comisiei, mai bine încet şi... corect. Poate că ar fi bine dacă nu am mai fi prăpăstioşi şi panicarzi. A cheltui banul comunitar este un proces care se învaţă treptat. Ceea ce ar trebui încurajat ar fi stabilitatea instituţională a scheletului care administrează acest proces. Un om care se ocupă cu aceste chestiuni nu se califică în două luni, ci într-un deceniu de experienţă. A-l trata ca pe bugetarul de rând care suge sângele poporului ni se pare o aberaţie care-şi are sorgintea în demagogia comunistă a egalităţii tuturor oamenilor muncii de la ţară şi oraş. Să nu uităm faptul că fondurile comunitare în sine nu pot rezolva toate problemele ţării, ele doar contribuind, e drept, într-o manieră substanţială, la dezvoltarea ei. Mult mai importante sunt deciziile guvernului naţional, iar această afirmaţie se poate proba aducând în discuţie cazul grec, ţară admisă în 1981, care a accesat multe fonduri europene, a rambursat Comisiei destule şi care se află în pragul falimentului. De altfel, se pare că, din cauza Greciei, Comisia Europeană a impus treptat noi şi noi reglementări şi reguli pentru a se asigura că banii olandezilor, britanicilor şi danezilor (căci fondurile comunitare nu sunt utopice, nu apar din eter, ci din contribuţia tuturor statelor membre!) nu dispar în investiţii dubioase, centre de perfecţionare profesională ziua şi în timpul inspecţiilor oficialilor de la Bruxelles şi baruri dubioase noaptea. //

Tinerii ploieşteni îşi dezvoltă spiritul antreprenorial

La 23 octombrie 2009 a avut loc în incinta Grupului Şcolar Administrativ şi de Servicii „Victor Slăvescu“ din Ploieşti conferinţa de lansare a unui interesant proiect finanţat prin intermediul Fondului Social European, cel care asigură banii pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POS DRU). Proiectul, intitulat sugestiv Camera de Comerţ virtuală a elevilor antreprenori, a fost încadrat în axa prioritară 2, intitulată Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii, căci ştim foarte bine că unul dintre punctele slabe ale sistemului educaţional românesc (şi nu numai) este tocmai discrepanţa între ceea ce se predă elevilor şi cerinţele reale ale pieţei muncii. Ideea de la care pleacă acest proiect inventiv este aceea de a crea un spaţiu interactiv (Camera de Comerţ virtuală) în care elevii să îşi poată dezvolta inventivitatea şi spiritul de iniţiativă.

Obiectivele specifice ale proiectului sunt: participarea elevilor la activităţi de orientare şi consiliere profesională, în vederea inserţiei pe piaţa muncii şi dezvoltarea unei cariere, pregătirea profesională extracurriculară a elevilor cu experţi din afara unităţii de învăţământ, în vederea dezvoltării abilităţilor antreprenoriale, crearea Camerei de Comerţ virtuale a elevilor antreprenori şi utilizarea sistemului informatic suport pentru activitatea acesteia, dar şi realizarea unei campanii la nivelul Regiunii Sud–Muntenia de promovare a conceptelor oarecum tehnice de Firmă de Exerciţiu şi Cameră de Comerţ virtuală a elevilor antreprenori. Ceea ce este fascinant la acest proiect este faptul că utilizează joaca pentru a-i învăţa pe elevi lucruri cât se poate de serioase şi concrete, care le vor prinde bine în viaţa postliceală, chiar dacă nu toţi îşi vor deschide firme sau vor dezvolta mici afaceri (căci pentru aceasta ai nevoie şi de experienţă, dar şi de capital de pornire). Proiectul, care va fi implementat în perioada septembrie 2009-iunie 2011, doreşte să intereseze elevii din clasele mai mari, a XI-a şi a XII-a, însă şi cei din celelalte două clase pot participa la derularea lui, în funcţie de aptitudini şi interes. După cum fiecare proiect are o listă foarte clară cu rezultatele pe care preconizează a le obţine la sfârşitul derulării lui, proiectul ploieştean îşi propune să obţină participarea unui număr de 300 de elevi la activităţile de orientare şi pregătire profesională extracurriculară, înfiinţarea a 50 de firme de exerciţiu, realizarea şi funcţionarea Camerei de Comerţ virtuale a elevilor antreprenori, derularea a 4 seminarii de mentorat privind inserţia pe piaţa muncii (200 de elevi participanţi), respectiv a 8 seminarii de pregătire profesională (300 de elevi participanţi), organizarea a 6 seminarii de prezentare a conceptelor Firmă de Exerciţiu şi Cameră de Comerţ virtuală a elevilor antreprenori în fiecare judeţ al Regiunii Sud-Muntenia, realizarea materialelor de promovare a conceptelor de Firmă de Exerciţiu şi Cameră de Comerţ virtuală a elevilor antreprenori, dar şi organizarea Topului Firmelor de Exerciţiu. Grupul Şcolar nu avea cum să cunoască toate detaliile tehnice în constituirea cererii de finanţare (proiectului), aşa că a apelat la o firmă de consultanţă care s-a ocupat de partea tehnică, devenind partener în cadrul proiectului, fără ca solicitantul să plătească din propriul buzunar, având în vedere că cheltuielile cu consultanţa sunt eligibile până la un anumit plafon (de regulă, între 5-10%), adică sunt plătite de Uniunea Europeană. Proiectul se află în curs de derulare în luna a şasea şi, cum ne-a declarat doamna Sevastian Nicoleta, directorul Grupului Şcolar şi, totodată, managerul proiectului, nu s-au semnalat dificultăţi deosebite în implementarea lui, mai greu fiind ca echipa de proiect să fie pusă în temă în legătură cu diverse proceduri noi, aferente derulării proiectului, care însă au fost soluţionate atât de către specialiştii Organismului Intermediar regional cu sediul la Călăraşi, cât şi de Autoritatea de Management, care, ambele, au câte un specialist care are repartizat un judeţ anume în vederea soluţionării nelămuririlor şi implementării fără probleme a proiectelor. S-au organizat până acum 4 seminarii de pregătire profesională, precum şi un seminar regional la Călăraşi. Se lucrează la punerea cap la cap a primei cereri de rambursare. Sperăm să îndeplinească ceea ce şi-a propus atât din punct de vedere al cuantificării rezultatelor, cât şi prin efectele pe termen lung, mult mai greu de urmărit, căci ele ţin de educaţia câtorva sute de tineri a căror viaţă va putea fi influenţată într-o manieră fundamentală de o bună idee pusă în practică. //